.png)
Если вы используете платформу Asana, то у нас для вас две новости. И обе хорошие. Первая – вы выбрали лучший в мире сервис для управления проектами и задачами. Мы сами являемся фанатами Asana, используем ее каждый день в работе нашей команды и внедряем ее нашим клиентам.
Вторая новость в том, что мы разработали плагин для Asana, который кратно ускоряет взаимодействие команды по задачам и проектам вашей компании. О том, какие задачи мы решаем с помощью плагина UnicornFlow, и будет эта статья.
Если ваша команда – живые люди, то, наверняка, у них не всегда получается соблюдать дедлайны задач. Когда срок выполнения одной задачи сдвинулся, это, скорее всего, повлияет на другие задачи и даже на целые проекты. Если сотрудник перенес дедлайн своей задачи, ему нужно предупредить участников зависимых от него задач, что и их дедлайны нужно скорректировать. Только на ручное изменение сроков уйдет около 15 минут.
Другой пример. Сотрудник много работает с типовыми задачами. Так часто происходит в сфере услуг, когда менеджер сопровождает схожие процессы по каждому клиенту. Ему поручили новый проект, нужно снова, как и вчера, создать задачу по брифингу клиента, выстроить в Asana последовательность действий в проекте. Несколько часов уйдет на создание такой же структуры задач, их описания, как и в предыдущий раз.
Рутинных действий в Asana – предостаточно. Плагин UnicornFlow увеличивает производительность вашей команды, автоматизируя их понятные и повторяющиеся действия. Плагин состоит из кастомных модулей, каждый из которых закрывает минимум одно неудобство в работе с Asana.
Предыстория UnicornFlow
Asana в RocketSales появилась благодаря основателю компании Константину Кузнецову. 10 лет он изучал разные сервисы по управлению проектами, но всё было не то. Потом он нашёл Asana и проектная деятельность в компании «полетела». Внедрять этот сервис клиентам, по-началу, никто не планировал.
Мы в RocketSales – не просто перфекционисты, а перфекционисты с собственным штатом экспертных разработчиков. Поэтому мы начали «допиливать» Asana под себя.
Интеграция с тайм-трекером, собственной ERP-системой, создание задач в Asana прямо из сделок в amoCRM – каждая новая доработка делала нашу Asana еще удобнее. Клиенты на скайпах, так или иначе, видели нашу систему управления проектами. «А что за платформа? Мы тоже так хотим!» – тогда мы впервые задумались о том, что можем делиться своими наработками и применять успешный опыт в проектах клиентов.
В ходе внедрения Asana у клиентов также возникали запросы на доработку:
- А можно, чтобы дедлайны во взаимозависимых задачах синхронизировались при внесении изменений?
- Нам нужен простой отчет, чтобы понимать, насколько эффективно сотрудники работают по задачам.
- Мы хотим ставить задачи в Asana прямо из чата в Telegram.
Наиболее полезные доработки, реализованные в проектах RocketSales, мы собрали в расширение UnicornFlow, чтобы абсолютно все пользователи Asana могли эффективнее работать и легче достигать поставленных целей.
Какие задачи можно решать в Asana с помощью UnicornFlow
UnicornFlow.io – расширение, в которое входят следующие функциональности:
- Синхронизация дедлайнов
- Бизнес-процессы
- Отчёт по сотрудникам
- Telegram-бот для управления задачами
- Интерфейсные виджеты
Какие задачи помогает решить каждая из них? Разберём подробнее.
Синхронизация дедлайнов
Чтобы положить ламинат в новой квартире, нужно сначала подготовить пол и поклеить обои. Если срок доставки обоев сдвинется, то сместится и срок укладки ламината. Это называется взаимозависимые задачи.
В сложных структурных проектах, где десятки задач разбиты на сотни подзадач, часто присутствует последовательная логика выполнения. Пока не сделано что-то одно, нельзя выполнить другое.
Например, Иван Фокин не может добавить на сайт UnicornFlow.io новые формы и ссылки на описания, пока туда не добавлены цены и согласованная оферта по продукту. А другой сотрудник не может опубликовать расширение, пока Иван не добавил на его страницу новые формы и ссылки на описания.
Если дедлайн по задаче «Добавить на сайт цены…» сдвигается, то и две зависимые от неё задачи не будут выполнены вовремя. Unicornflow.io автоматически корректирует дедлайны в задачах, зависимых от той, в которой изменился срок реализации.
В Asana есть подобный функционал, но он не умеет работать с подзадачами. UnicornFlow сдвигает и сроки подзадач, входящих в задачу с меняющимся сроком. То есть наше решение максимально подробно прорабатывает уровни зависимости и вложенности, чтобы дедлайны ваших задач были актуальными.
Чтобы автоматически изменить дедлайн во взаимозависимых задачах, нужно просто выбрать «Сдвинуть сроки рекурсивно». Затем установить новую дату выполнения и разрешить в настройках изменять сроки в подзадачах и зависимых задачах.
Модуль «Бизнес-процессы»
Как часто вы делаете то, что уже делали некоторое время назад? Снова организовываете корпоративное событие для своей команды. Адаптируете очередного сотрудника к его новой должности. Декомпозируете в подзадачах, что нужно сделать, чтобы подписать договор на сотрудничество с новым клиентом.
В Asana есть стандартная возможность создавать шаблоны задач. Условно, вы можете подготовить шаблон «Новый договор», который будет состоять из подзадач:
- запросить реквизиты контрагента,
- составить договор,
- отправить договор на согласование,
- внести правки от контрагента,
- подписать договор,
- получить акты.
Есть два принципиальных минуса стандартного функционала шаблонов в Asana.
- Можно выбрать только один конкретный шаблон.
- Выбрать шаблон можно только в момент создания задачи. Наполнить подзадачами существующий таск уже не получится.
Виджет «Бизнес-процессы» даёт пользователям Asana более расширенные возможности. Он умеет:
- Наполнять задачу подзадачами не только в момент её создания, но и в любой нужный момент работы;
- Добавлять в задачу описание из шаблонов одной или нескольких задач;
- Комбинировать подзадачи из шаблонов нескольких задач.
Чем это полезно? Допустим, вы нанимаете нового сотрудника. Есть общие процессы, которые важно пройти каждому в компании. Есть уникальные процессы, которые продиктованы спецификой должности человека.
Без UnicornFlow вы могли бы создать шаблон либо для введения в общую работу в компании, либо для введения в конкретную должность. Теперь вы можете сначала добавить в задачу подзадачи общего плана, а затем добавить специфические подзадачи специалиста. То есть наше решение позволяет комбинировать подзадачи и описания задач из любого количества нужных вам шаблонов.
Какой шаблон нужен – вы легко поймете, изучив выпадающий список. Это существенно сэкономит время команды и сделает более качественным процесс постановки задач.
Модуль «Отчётность»
Вручную отследить, как идут дела в проектах компании, почти невозможно. На любом уровне использования Asana нужен быстрый доступ к аналитике. Ещё до того, как в Asana появился официальный раздел аналитики, мы разработали отчёт, позволяющий отслеживать качество работы сотрудников.
Модуль позволяет группировать сотрудников в команды, выбирать период, за который вы хотите увидеть статистику. В таблице с метриками вы увидите:
- сколько задач выполнено за период,
- сколько из них выполнено в срок и с задержкой,
- сколько задач в данный момент в работе,
- какие из них просрочены и в каких не установлен дедлайн.
Важно, что увидеть аналитику можно только по тем проектам, к которым у вас есть доступ.
Также, кликнув на цифру в любой графе метрик, вы увидите список задач, которые выполняет или выполнил сотрудник. Ссылки на все задачи – сквозные. Можно быстро перейти к нужному таску, если есть необходимость уточнить какие-либо детали.
Telegram-бот для управления задачами
В чатах часто происходят рабочие обсуждения. Почти так же часто идеи и задачи, сгенерированные командой в чатах, там и остаются. Мы написали собственного Telegram-бота, который позволяет поставить задачу Asana прямо из Telegram-чата.
Вы можете написать напрямую боту, либо добавить его в групповое обсуждение. В каждом чате бот можно привязать к конкретному проекту, но, после постановки задачи, его можно добавить и в любой другой проект.
Задачи боту можно ставить несколькими способами:
- отправка сообщения в чат;
- запись голосового сообщения в чат;
- личное текстовое или голосовое сообщение боту.
Задачей можно управлять прямо в чате. Например, назначить ответственного, упомянув через «@» нужного сотрудника. Ваш коллега сразу получит в Asana уведомление о новой задаче.
Плюс, любая команда, данная боту через голосовое сообщение, будет преобразована в текст и выполнена, а к задаче в Asana будет прикреплен аудиофайл из Telegram.
Интерфейсные виджеты для Asana
Это набор решений, который ускоряет взаимодействие сотрудников в Asana и делает его ещё более удобным. В интерфейсные виджеты входит 8 доработок:
- организация задач,
- автоскрытие сайдбара,
- автозагрузка подзадач,
- скрытие подзадач,
- описание статусов задач на доске,
- автозагрузка проектов сайдбара,
- счётчик уведомлений,
- кастомный фон.
Опишем те, которые требуют пояснений.
Функциональность «Организация задач» помогает оперативно управлять задачами в досках с помощью быстрых клавиш.
С помощью функции автозагрузки плагин при переходе в карточку задачи автоматически загрузит все подзадачи. Возможность скрывать выполненные подзадачи облегчит визуальную оценку объема работы, который ещё предстоит.
Для каждой секции с задачами на доске можно описать статус. Так команда будет понимать, какие задачи собраны в конкретном блоке.
Счётчик уведомлений отображает количество новых действий, комментариев и других изменений по задачам, на которые вы подписаны. Удобно, что можно быстро оценить объём обновлений, на которые вам нужно отреагировать.
.png)
.webp)
.svg)
.webp)
.webp)
