Управление проектами в студии digital-дизайна: как мы внедряли WEEEK и шаблоны процессов

Проект реализовала:

Бизнес-инженер ROCKET.red - Анастасия Кожемякина

По закону Мерфи, всё, что может пойти не так, обязательно пойдет не так. Масштабирование компании — это всегда краш-тест для команды и бизнес-процессов. Чтобы не потерять контроль, нужно внедрять систему управления задачами заранее.

У нашего клиента студии digital-дизайна «ЭТЕНШЕН» на момент обращения уже были качественно выстроены внутренние процессы. Команда из 4-х направлений: разработка, верстка, брендинг и сопровождение, работала слаженно и эффективно, на первый взгляд. Правда, задачи передавались «из рук в руки» и всё держалось на личной ответственности сотрудников. При быстром найме специалистов в команду всё это могло рухнуть, как карточный домик.

Но всегда впереди тот, кто думает на перспективу. Поэтому собственник агенства задумался о формировании базы для масштабирования своей компании заранее, чтобы не тушить пожары в будущем, а изначально выстраивать работу и формировать новые бизнес-процессы эффективно.

С чего начинаем: анализ текущих процессов

Во всех проектах мы начинаем с исследования текущих процессов: смотрим, как проходит проект по отделам, и собираем это в наглядные схемы в Miro. Для нас — это шанс увидеть бизнес изнутри, для клиента — впервые взглянуть на процессы целиком и предметно обсудить, что работает, а что мешает.

Разработка проектов в структуре WEEEK

В схемах показываем, как связаны проекты, задачи и отделы, где пересекаются роли, где могут возникнуть провалы. Обсуждаем структуру работы команды в таск-трекере. Особенно это важно, если клиент раньше не пользовался таск-трекером.

После обсуждения мы переводим все договорённости в чёткое техническое задание: описываем, как будет устроен проект, какие задачи и отчёты нужны, какие интеграции подключить. Это документ, который экономит всем время на старте — без него внедрение превратилось бы в бесконечную доработку.

С техническим заданием уже можно быстро и точно настраивать систему.

Внедрение системы управления проектами 

Подготовили систему полностью под задачи клиента: зарегистрировали команду, настроили проекты, доски и задачи, а главное — разработали шаблоны, которые позволяют стартовать работу за минуты. Так это выглядит в системе:

Собрали Welcome-инструкции, где показали, как создавать проекты, использовать шаблоны и передавать задачи коллегам — чтобы ни один сотрудник не чувствовал себя потерянным.  

Шаблоны — это сердце управления проектами: они экономят время, удерживают единую структуру проектов, дают аналитику по задачам и задают стандарты работы. Команда не будет буксовать на старте и тратить силы на лишнюю переписку.

Четкие инструкции и шаблоны обеспечивают последовательность и предсказуемость в командной работе.

Мы настроили систему так, чтобы каждому клиенту соответствовал отдельный проект, а внутри — доски под конкретные услуги. Такая структура даёт прозрачность на всём пути сотрудничества: от первого брифа до финального отчёта.
Благодаря этому команда видит, что происходит с каждым клиентом в любой момент — ни одна задача не потеряется, а важные детали всегда на виду. Это особенно важно для «Этеншен», которая строит долгосрочное сотрудничество с клиентами.

Обучение сотрудников и запуск системы 

Обучение команды — ключ к успеху. Начинается всё с общей встречи, чтобы познакомить команду с системой: как настроить профиль, ставить и управлять задачами. Затем отдельно погружаем каждый отдел в детали их работы.

После обучения сотрудники получают простые, адаптированные под их задачи регламенты. В первый месяц проводим дополнительные созвоны, помогаем привыкнуть к новому процессу, отвечаем на вопросы в чате.

Благодаря этому команда быстро входит в ритм, новые сотрудники легко встраиваются, а компания получает стабильное управление проектами, где всё под контролем — от первой задачи до финального отчёта. 

Если чувствуете, что ваши проекты вот-вот превратятся в хаос — самое время внедрять таск-трекер. Мы помогаем сделать это быстро и без ошибок