Стадии внедрения Asana: как создаются эффективные системы по управлению проектами

asana-integration
16
December
2021
0
0
Эффективная команда, которая точно знает, что делать, чтобы компания достигала своих глобальных целей. Кажется, что сложного: рассказал сотрудникам, к чему идем, и вперед, к новым вершинам. Но в реальности команда усердно работает весь год, компания не менее усердно платит за выполнение KPI, сотрудники занимаются тем, что им понятно, а их деятельность ни на шаг не приближает бизнес к поставленным целям. Если вы ищете методологию, которая поможет синхронизировать ежедневную работу людей с глобальным вектором развития компании, эта статья – для вас.
Содержание
Мы испытывали большую боль, когда нас было всего шестеро и у нас не было Asana. Теперь нас 26 и мы кайфуем, давление на команду снизилось и всё само полетело. Мы безболезненно выросли почти в 5 раз, потому что процессы начали соответствовать потребностям компании.

Денис Балюра, основатель и генеральный директор Tomoru.


Руководители растущих компаний почти наверняка чувствуют потребность в структуре и инструментах для управления проектами. Но, к сожалению, «пока гром не грянет»… собственник внедрять Asana не начнет.


«Легко сказать», – подумаете вы. И будете правы. 6 лет назад основатель RocketSales Константин Кузнецов с нуля выстраивал систему проектного управления в компании. Не было ни методологий, ни описанного успешного опыта внедрений на российском рынке. Как внедрить систему проектного управления, если ты ничего о ней не знаешь? 


На поиск подходящей системы управления проектами у Константина ушло 10 лет. Trello, Мегаплан, Битрикс24, Планфикс – ни один инструмент из существующих на то время на рынке не закрывал потребностей осознанного управления проектами. Потом Константину попалась платформа для управления проектами и задачами Asana. Но даже учитывая уровень и возможности этого сервиса, команде RocketSales понадобилось 6 лет, чтобы развить проектное управление до текущего уровня. 


Как и во всем, в этом можно разобраться самостоятельно, но потребуется время команды и финансовые вложения. Гораздо быстрее и продуктивнее – обратиться к команде экспертов, которые каждый день строят похожие системы в компаниях клиентов. Если вы пока не решились на экспертное внедрение, эта статья, как минимум, сделает путь от хаоса до Asana более ясным. Приятного чтения!

Зачем компании внедряют Asana? 

Руслан Каримов, заместитель генерального директора Восточной горнорудной компании по ИТ и цифровым технологиям:


С одной стороны, у компании курс на масштабирование. Нужно ускорить прогресс по проектам, контролировать выполнение задач, следить не противоречат ли задачи друг другу и нет ли дублей. С другой стороны, из-за пандемии бизнес получил серьезный удар. Рынки просели, стоимость энергоресурсов сильно упала.

Мы стали чаще, чем раньше собираться на совещания. Задач стало больше. А с переходом на удаленку контролировать их оказалось почти невозможно. Несколько сотен человек сели дома. Разница во времени с некоторыми сотрудниками 8 часов. Работают или нет – неясно, какой текущий результат по задачам – непонятно. Поэтому мы так спешили с внедрением Asana.


Читать полный кейс компании


Asana, в хорошем смысле, влияет на 4 ключевых процесса работы бизнеса: 


  • управление компанией, 
  • управление отделами,
  • управление проектами,
  • управление задачами.


Во-первых, она даёт топ-менеджменту прозрачность на всех уровнях. Вы можете спокойно и чётко делегировать задачи, проекты, портфели. Рост команды и финансового результата больше не ограничен человеческим ресурсом руководителей. 


Можно посмотреть хронологию работы с каждым направлением: что было сделано за период, приоритеты задач, планы на этот и следующий месяц. Работа по проекту становится полностью прозрачной. 


Во-вторых, Asana помогает синхронизировать ежедневную деятельность команды с глобальными целями бизнеса. Каждому сотруднику становится ясно, как то, чем он занимается, связано с миссией компании. 


В-третьих, Asana существенно ускоряет прогресс всех проектов компании. Это сложно объяснить словами, но когда каждый шаг в решении задачи – удобный, понятный, правильный, результат приходит сильно быстрее. Когда сервис сделан для людей и учитывает все особенности коммуникаций, работать в нем не просто «Ой, удобно!», а «Как же здорово и как я раньше без этого жил(-а)».


У нас в компании Asana – незаменимый инструмент. И уже несколько лет мы внедряем её нашим клиентам. Этапы внедрения немного похожи на внедрение amoCRM. Итак, какой путь вам предстоит пройти, если вы приняли решение внедрить Asana в ваш бизнес?


В нашей методологии проект внедрения состоит из 8 этапов:

  1. Презентация возможностей платформы Asana
  2. Детальный аудит текущих процессов управления проектами 
  3. Настройка аналитических процессов управления компанией 
  4. Настройка автоматизации бизнес-процессов  
  5. Настройка системы учета времени и мотивации сотрудников 
  6. Проведение тестирования и получение обратной связи от сотрудников  
  7. Создание регламентов для сотрудников 
  8. Обучение базовому уровню пользования платформой  

Рассмотрим подробнее каждый этап внедрения.

Шаг первый.
Демонстрация возможностей Asana.

У процесса внедрения есть минимум две стороны: команда клиента и эксперты по внедрению. Даже если эксперты – вы сами, обязательно назначить ответственных за процесс перехода в Asana. Но давайте представим, что вы – наш клиент.

Мы всегда начинаем внедрение с презентации платформы Asana руководителю и команде топ-менеджмента. Этот этап даётся нам довольно легко: мы пользуемся Asana каждый день. Некоторые особо преданные платформе сотрудники даже ведут там личные проекты: управляют ремонтом, фиксируют семейные дела, планируют поездки и праздники. 

На этом этапе мы не только рассказываем, что умеет Asana, но и показываем, как она работает в RocketSales:

  • как мы считаем время, затраченное на задачи;
  • как управляем портфелями всех отделов;
  • как строим аналитику по просроченным или заблокированным задачам каждого сотрудника. 

Задача команды RocketSales на первом этапе – вдохновить топ-менеджмент и руководство компании на внедрение и активное использование Asana в ежедневной работе. Потому что именно эти люди станут амбассадорами внедрения в своих подразделениях. От них зависит успех перехода от хаотичного выполнения задач к структурному управлению работой команды.

Шаг второй.
Вместе анализируем, как есть сейчас.

Чаще всего компания формулирует цели внедрения Asana. А цели, с большой вероятностью, направлены на решение проблемных ситуаций, которые беспокоят команду и руководителей. 


Клиенты внедряют Asana, чтобы

  • удаленные сотрудники работали так же эффективно, как офисные, 
  • команда выполняла в 1,5 раза больше задач без увеличения штата, 
  • вся история проектных работ по клиентам сохранялась, 
  • руководитель тратил в 10 раз больше времени на управление проектами отдела и так далее. 


Мы проводим аудит. Избитая формулировка, но иначе это не назовёшь. На виртуальной сессии в Skype или Zoom мы подробно расспрашиваем вас и ваших сотрудников, как сейчас устроен процесс управления проектами: 

  • как происходит взаимодействие внутри отдела и между отделами, 
  • какие отделы часто коммуницируют друг с другом,
  • кто и как ставит задачи сотрудникам,
  • как контролируется результат выполнения задачи, 
  • что неудобно в текущем процессе руководителям и линейным сотрудникам. 


Мы вместе с вами «ныряем» в бизнес-процессы, чтобы поближе посмотреть на ту часть проектного айсберга, что спрятана под водой. На интервью с командой мы узнаем о ключевых моментах в управлении проектами, спрашиваем о запланированных и фактических результатах. Аудит проходит быстрее, если процессы проектного управления компании оцифрованы: есть статистика по задачам, по эффективности сотрудников, по прогрессу в проектах. Если такой информации нет, мы самостоятельно собираем аналитический отчёт из тех данных, которые можем «достать» из вашей инфраструктуры.


Страшно? Только на словах. Первые инсайты у клиента случаются именно на этапе анализа бизнес-процессов. Руководителям сложно найти время, чтобы выйти из операционки и посмотреть на работу команды со стороны. А на этапе аудита наши аналитики, как хорошие психологические консультанты, помогают вам проговорить и осознать текущую ситуацию, обозначить сложности, с которыми сталкивается компания. 


Очень важная часть аудита – сбор обратной связи от тех, кто каждый день выполняет поставленные задачи. Это, кстати, огромная и очень частая ошибка самостоятельного внедрения любого сервиса. Когда учитываются только интересы собственника, но работать на новой платформе предстоит не ему, а команде. Именно команда лучше всех знает, чего не хватает и какие проблемы нужно решать. Только тогда получится спроектировать прототип Asana, который будет действующим и удобным для всех, с учетом иерархии постановки задач, принципов взаимодействия и каналов коммуникации с клиентами. 

Шаг третий.
Создаём прототип структуры проектного управления. 

Перед тем, как реализовать уникальную структуру вашей компании в Asana, мы проектируем все процессы в Miro. Грубо говоря, рисуем первый набросок будущей системы управления вашими проектами. Эскиз Asana мы создаем с учетом типовых проектов компании, команд и последовательных процессов.


Для прототипа необходимо провести оцифровку основных и вспомогательных бизнес-процессов. Затем вручную создаются портфели, доски, списки – всё, что потребуется компании. Прототип – простой и наглядный способ показать, какой может быть система ваших проектов и задач. В обсуждении с вашей командой мы вносим правки, тестируем предложенные процессы управления задачами, проигрываем разные сценарии взаимодействия в компании.

Шаг четвёртый.
Настраиваем автоматизацию бизнес-процессов. 

В Asana есть возможность установки дополнительных виджетов, которые необходимы клиенту с учётом специфики деятельности. Мы автоматизируем бизнес-процессы и расширяем базовый функционал Asana под конкретные задачи компании. Вот несколько примеров решений, реализуемых в рамках этого этапа:


  • автоматические правила самой Asana;
  • интеграции с внутренними системами компании (ERP-система, например);
  • тайм-трекеры;
  • внешние сервисы через сервис-прослойку или API.

Шаг пятый.
Проводим интеграцию с дополнительными сервисами. 

Когда базовые процессы проектного управления реализованы, переходим к этапу настройки учёта времени и автоматизированного подсчета мотивации сотрудников. 


Зачем учитывать время и ресурсы, затраченные на каждую задачу? Команды делают огромную работу, а собственник или руководитель даже не может понять: почему рядовую задачу команда потратила целый год. 


Интеграция с ERP-системой и тайм-трекером обеспечивает абсолютную прозрачность по сложности проекта и эффективности каждого в команде. Без такой системы оценка проектов производится на глаз. А если исполнителем выступает подрядчик, то такой интуитивный подход не просто растянет реализацию на неопределенный срок, но и сильно увеличит бюджет проекта. 


‍Подробнее о том, как мы управляем временем и ресурсами команды, можно прочитать в нашем блоге

Шаг шестой.
Тестируем систему и собираем обратную связь.

Сотрудники – конечные пользователи создаваемой системы. Они лучше других знают особенности реального управления проектами в компании.  


Мы создаем отдельный чат для тестирования на фокус-группе команды клиента. Публикуем там ссылку на форму обратной связи. У каждого есть возможность честно рассказать о сложностях, чтобы мы подумали, как сделать функционал проще и удобнее. Тестирование – шаг, который при самостоятельной настройке системы обычно пропускают. И очень зря, ведь от него сильно зависит, приживется Asana в компании или нет. 


В ходе тестирования мы, в том числе, отвечаем на вопросы команды. Чтобы сразу формировать привычку правильно работать с проектами и задачами. 


Бесплатная консультация по Asana
Оставьте заявку, чтобы узнать больше о возможностях проектного управления
Оставить заявку
Бесплатная консультация по Asana
Оставьте заявку, чтобы узнать больше о возможностях проектного управления
Оставить заявку
Бесплатная консультация по Asana
Оставьте заявку, чтобы узнать больше о возможностях проектного управления
Оставить заявку
Бесплатная консультация по Asana
Оставьте заявку, чтобы узнать больше о возможностях проектного управления
Оставить заявку

Шаг седьмой.
Создаём регламенты и обучаем всех сотрудников.  

Незнакомое рабочее пространство неизбежно вызывает вопросы. Чтобы вы не отвечали на них бесконечное количество раз, мы создаём регламенты по работе с сервисом. Как заполнить профиль? Где настраивать доступы к задаче? Как создать портфель? Вся нужная информация размещена в едином пространстве вашей компании в Notion.



Кроме того, на протяжении внедрения мы отвечаем на вопросы, улучшаем выстроенную систему, помогаем тем, кто заблудился в функционале. Мы следим, чтобы все сотрудники следовали регламенту и правильно осваивали инструмент. 

Шаг восьмой.
Создание структуры аналитики проектов.

Asana позволяет собирать интересную аналитику как для линейных сотрудников и проектных менеджеров, так и для руководителей отделов. Кроме того, она позволяет определять ключевые точки проекта, в которых сотрудники были наиболее амбициозны и продуктивны. Отчеты доступны по умолчанию на любом платном тарифе. Вы можете довольно гибко выбирать параметры, задавать период группировки данных и выводить нужные отчеты на общую доску аналитики в Asana.


Руководитель может управлять нагрузкой команды, проектные менеджеры – быстро находить просроченные задачи и «пушить» их исполнителей, а собственник может отслеживать прогресс каждого направления компании.Про 9 отчётов, полезных для бизнеса, мы писали ранее в отдельном материале. 


Ставьте цели компании и достигайте их с Asana 


Asana помогает бизнесу организовать работу в одном связанном пространстве. Более 100 000 платящих организаций и миллионы команд по всему миру используют Asana, чтобы сосредоточиться на проектах и задачах, которые важны для компании.

Грамотная постановка целей – важный рычаг для достижения результата. Аsana помогает команде синхронизироваться. Люди вдохновляются, когда видят, что их ежедневные действия помогают компании достигать глобальных целей. 

0
Оставьте заявку и получите запись вебинара
«Ошибки самостоятельного внедрения»
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Оставьте заявку и получите полную программу курса
«Самостоятельное внедрение»
Спасибо! С вами свяжется наш менеджер!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Отправляя форму, Вы даете свое согласие на условия передачи информации
Подписывайтесь на канал ROCKET в Telegram
чтобы узнавать о новых статьях, обзорах и лучших кейсах из мира продаж и CRM
Подписаться на Telegram-канал
Записаться на консультацию
Мы свяжемся с вами в ближайшее время

Отправляя форму, вы даете свое согласие на условия передачи информации

Благодарим за заявку!

Мы скоро свяжемся с вами,
а пока почитайте полезные идеи
в нашем Telegram-канале
про продажи и CRM.
перейти в telegram
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Записаться на консультацию
Оставьте свои контактные данные, чтобы наш HR мог с вами связаться и помочь подобрать подходящую вакансию

Отправляя форму, вы даете свое согласие на условия передачи информации

Благодарим за заявку!

Мы скоро свяжемся с вами,
а пока почитайте полезные идеи
в нашем Telegram-канале
про продажи и CRM.
перейти в telegram
Oops! Something went wrong while submitting the form.

8 бесплатных видеоуроков по эффективному управлению проектами

Оставьте заявку, чтобы наш специалист открыл вам доступ к самому известному онлайн-курсу ROCKET.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получите шаблоны воронок прямо сейчас

Оставьте номер, по которому наш менеджер сможет связаться с вами и отправить ссылку на Google-таблицу, в которой собраны все воронки из этой статьи

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Заполните данные
По указанным данным мы отправим
вам презентацию

Отправляя форму, вы даете свое согласие на условия передачи информации

Благодарим за заявку!

Презентация уже отправлена вам в WhatsApp. Приятного просмотра!

Больше полезной информации о продажах и CRM вы найдете в нашем Telegram-канале.
перейти в telegram
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Больше интересного материала в нашем Telegram-канале

Бесплатный технический осмотр вашей amoCRM

Оставьте заявку, чтобы записаться на технический осмотр вашей amoCRM. Наш  эксперт проверит ее по 10 пунктам и найдет точки роста вашей системы продаж.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Мы готовы обучить вашу команду эффективной работе в Asana бесплатно

Оставьте номер, по которому наш менеджер свяжется с вами, чтобы активировать ваш доступ к 8 занятиям и бонусным материалам.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Мы готовы обучить вашу команду эффективной работе в Asana

Оставьте заявку, чтобы получить бесплатную консультацию от наших экспертов по Asana

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Бесплатный курс «Управление проектами в Asana»

Оставьте номер, по которому наш менеджер свяжется с вами, чтобы активировать ваш доступ к 8 занятиям и бонусным материалам.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Как транслировать команде цели компании?

Оставьте заявку, чтобы получить бесплатную русскоязычную презентацию по методологии OKR. Мы отправим сообщение с доступом вам в WhatsApp.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Нужна консультация по онбордингу в Asana?

Наш специалист бесплатно расскажет о возможностях этой платформы для вашей компании.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Бесплатная персональная презентация

Оставьте заявку и мы проведем индивидуальную виртуальную сессию по возможностям модуля «Ключевые показатели»

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

8 бесплатных видеоуроков по эффективному управлению проектами

Оставьте заявку, чтобы наш специалист открыл вам доступ к самому известному онлайн-курсу ROCKET

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Запишитесь на бесплатную демонстрацию возможностей Asana

Наш эксперт проведет краткий ликбез о том, как устроена и что умеет Asana

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Нужна консультация эксперта

Мы знаем, как выстроить долгосрочные отношения с клиентами и готовы рассказать вам, как это сделать.

Введите номер телефона

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получите бесплатное руководство по OKR

Оставьте заявку, чтобы наш бот отправил вам бесплатное русскоязычное руководство по методологии OKR.

Введите номер телефона

Спасибо! Мы уже отправили презентацию вам в Whatsapp.
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Получите бесплатную консультацию по Asana

Уже используете Asana или только планируете начать? Наши эксперты с удовольствием поделятся с вами своим опытом, оставьте заявку для бесплатной консультации

Введите номер телефона

Спасибо! Мы свяжемся с вами в ближайшее время.
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Мы строим лучшую продуктовую IT-компанию в России. Вы с нами?

Оставьте свои контактные данные, чтобы наши специалисты могли связаться с вами и помочь стать частью большой команды ROCKET.

Введите номер телефона

Спасибо! Мы свяжемся с вами в ближайшее время.
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Хотите выстроить такую аналитику? 

Оставьте заявку и мы проведем для вашей команды бесплатную консультацию, как настроить аналитику KPI по менеджерам.

Введите номер телефона

Спасибо! Мы свяжемся с вами в ближайшее время.
Oops! Something went wrong while submitting the form.
//['#asanastage:visible', '[data-remodal-id=exit4]'],