Мы испытывали большую боль, когда нас было всего шестеро и у нас не было Asana. Теперь нас 26 и мы кайфуем, давление на команду снизилось и всё само полетело. Мы безболезненно выросли почти в 5 раз, потому что процессы начали соответствовать потребностям компании.

‍

Денис Балюра, основатель и генеральный директор Tomoru.

Руководители растущих компаний почти наверняка чувствуют потребность в структуре и инструментах для управления проектами. Но, к сожалению, «пока гром не грянет»… собственник внедрять Asana не начнет.

«Легко сказать», – подумаете вы. И будете правы. 6 лет назад основатель RocketSales Константин Кузнецов с нуля выстраивал систему проектного управления в компании. Не было ни методологий, ни описанного успешного опыта внедрений на российском рынке. Как внедрить систему проектного управления, если ты ничего о ней не знаешь? 

На поиск подходящей системы управления проектами у Константина ушло 10 лет. Trello, Мегаплан, Битрикс24, Планфикс – ни один инструмент из существующих на то время на рынке не закрывал потребностей осознанного управления проектами. Потом Константину попалась платформа для управления проектами и задачами Asana. Но даже учитывая уровень и возможности этого сервиса, команде RocketSales понадобилось 6 лет, чтобы развить проектное управление до текущего уровня. 

Как и во всем, в этом можно разобраться самостоятельно, но потребуется время команды и финансовые вложения. Гораздо быстрее и продуктивнее – обратиться к команде экспертов, которые каждый день строят похожие системы в компаниях клиентов. Если вы пока не решились на экспертное внедрение, эта статья, как минимум, сделает путь от хаоса до Asana более ясным. Приятного чтения!

Зачем компании внедряют Asana? 

Руслан Каримов, заместитель генерального директора Восточной горнорудной компании по ИТ и цифровым технологиям:

С одной стороны, у компании курс на масштабирование. Нужно ускорить прогресс по проектам, контролировать выполнение задач, следить не противоречат ли задачи друг другу и нет ли дублей. С другой стороны, из-за пандемии бизнес получил серьезный удар. Рынки просели, стоимость энергоресурсов сильно упала.

Мы стали чаще, чем раньше собираться на совещания. Задач стало больше. А с переходом на удаленку контролировать их оказалось почти невозможно. Несколько сотен человек сели дома. Разница во времени с некоторыми сотрудниками 8 часов. Работают или нет – неясно, какой текущий результат по задачам – непонятно. Поэтому мы так спешили с внедрением Asana.

Читать полный кейс компании

Asana, в хорошем смысле, влияет на 4 ключевых процесса работы бизнеса: 

• управление компанией, 
• управление отделами,
• управление проектами,
• управление задачами.

Во-первых, она даёт топ-менеджменту прозрачность на всех уровнях. Вы можете спокойно и чётко делегировать задачи, проекты, портфели. Рост команды и финансового результата больше не ограничен человеческим ресурсом руководителей. 

Можно посмотреть хронологию работы с каждым направлением: что было сделано за период, приоритеты задач, планы на этот и следующий месяц. Работа по проекту становится полностью прозрачной. 

Во-вторых, Asana помогает синхронизировать ежедневную деятельность команды с глобальными целями бизнеса. Каждому сотруднику становится ясно, как то, чем он занимается, связано с миссией компании. 

В-третьих, Asana существенно ускоряет прогресс всех проектов компании. Это сложно объяснить словами, но когда каждый шаг в решении задачи – удобный, понятный, правильный, результат приходит сильно быстрее. Когда сервис сделан для людей и учитывает все особенности коммуникаций, работать в нем не просто «Ой, удобно!», а «Как же здорово и как я раньше без этого жил(-а)».

У нас в компании Asana – незаменимый инструмент. И уже несколько лет мы внедряем её нашим клиентам. Этапы внедрения немного похожи на внедрение amoCRM. Итак, какой путь вам предстоит пройти, если вы приняли решение внедрить Asana в ваш бизнес?

В нашей методологии проект внедрения состоит из 8 этапов:

1. Презентация возможностей платформы Asana
2. Детальный аудит текущих процессов управления проектами 
3. Настройка аналитических процессов управления компанией 
4. Настройка автоматизации бизнес-процессов  
5. Настройка системы учета времени и мотивации сотрудников 
6. Проведение тестирования и получение обратной связи от сотрудников  
7. Создание регламентов для сотрудников 
8. Обучение базовому уровню пользования платформой  
   

Рассмотрим подробнее каждый этап внедрения.

Шаг первый.
Демонстрация возможностей Asana.

У процесса внедрения есть минимум две стороны: команда клиента и эксперты по внедрению. Даже если эксперты – вы сами, обязательно назначить ответственных за процесс перехода в Asana. Но давайте представим, что вы – наш клиент.

‍

Мы всегда начинаем внедрение с презентации платформы Asana руководителю и команде топ-менеджмента. Этот этап даётся нам довольно легко: мы пользуемся Asana каждый день. Некоторые особо преданные платформе сотрудники даже ведут там личные проекты: управляют ремонтом, фиксируют семейные дела, планируют поездки и праздники. 

‍

На этом этапе мы не только рассказываем, что умеет Asana, но и показываем, как она работает в RocketSales:

• как мы считаем время, затраченное на задачи;
• как управляем портфелями всех отделов;
• как строим аналитику по просроченным или заблокированным задачам каждого сотрудника. 
  

Задача команды RocketSales на первом этапе – вдохновить топ-менеджмент и руководство компании на внедрение и активное использование Asana в ежедневной работе. Потому что именно эти люди станут амбассадорами внедрения в своих подразделениях. От них зависит успех перехода от хаотичного выполнения задач к структурному управлению работой команды.

Шаг второй.
Вместе анализируем, как есть сейчас.

Чаще всего компания формулирует цели внедрения Asana. А цели, с большой вероятностью, направлены на решение проблемных ситуаций, которые беспокоят команду и руководителей. 

‍

Клиенты внедряют Asana, чтобы

‍

• удаленные сотрудники работали так же эффективно, как офисные, 
• команда выполняла в 1,5 раза больше задач без увеличения штата, 
• вся история проектных работ по клиентам сохранялась, 
• руководитель тратил в 10 раз больше времени на управление проектами отдела и так далее. 

Мы проводим аудит. Избитая формулировка, но иначе это не назовёшь. На виртуальной сессии в Skype или Zoom мы подробно расспрашиваем вас и ваших сотрудников, как сейчас устроен процесс управления проектами: 

‍

• как происходит взаимодействие внутри отдела и между отделами, 
• какие отделы часто коммуницируют друг с другом,
• кто и как ставит задачи сотрудникам,
• как контролируется результат выполнения задачи, 
• что неудобно в текущем процессе руководителям и линейным сотрудникам. 

Мы вместе с вами «ныряем» в бизнес-процессы, чтобы поближе посмотреть на ту часть проектного айсберга, что спрятана под водой. На интервью с командой мы узнаем о ключевых моментах в управлении проектами, спрашиваем о запланированных и фактических результатах. Аудит проходит быстрее, если процессы проектного управления компании оцифрованы: есть статистика по задачам, по эффективности сотрудников, по прогрессу в проектах. Если такой информации нет, мы самостоятельно собираем аналитический отчёт из тех данных, которые можем «достать» из вашей инфраструктуры.

Страшно? Только на словах. Первые инсайты у клиента случаются именно на этапе анализа бизнес-процессов. Руководителям сложно найти время, чтобы выйти из операционки и посмотреть на работу команды со стороны. А на этапе аудита наши аналитики, как хорошие психологические консультанты, помогают вам проговорить и осознать текущую ситуацию, обозначить сложности, с которыми сталкивается компания. 

Очень важная часть аудита – сбор обратной связи от тех, кто каждый день выполняет поставленные задачи. Это, кстати, огромная и очень частая ошибка самостоятельного внедрения любого сервиса. Когда учитываются только интересы собственника, но работать на новой платформе предстоит не ему, а команде. Именно команда лучше всех знает, чего не хватает и какие проблемы нужно решать. Только тогда получится спроектировать прототип Asana, который будет действующим и удобным для всех, с учетом иерархии постановки задач, принципов взаимодействия и каналов коммуникации с клиентами. 

Шаг третий.
Создаём прототип структуры проектного управления. 

Перед тем, как реализовать уникальную структуру вашей компании в Asana, мы проектируем все процессы в Miro. Грубо говоря, рисуем первый набросок будущей системы управления вашими проектами. Эскиз Asana мы создаем с учетом типовых проектов компании, команд и последовательных процессов.

Для прототипа необходимо провести оцифровку основных и вспомогательных бизнес-процессов. Затем вручную создаются портфели, доски, списки – всё, что потребуется компании. Прототип – простой и наглядный способ показать, какой может быть система ваших проектов и задач. В обсуждении с вашей командой мы вносим правки, тестируем предложенные процессы управления задачами, проигрываем разные сценарии взаимодействия в компании.

Шаг четвёртый.
Настраиваем автоматизацию бизнес-процессов. 

В Asana есть возможность установки дополнительных виджетов, которые необходимы клиенту с учётом специфики деятельности. Мы автоматизируем бизнес-процессы и расширяем базовый функционал Asana под конкретные задачи компании. Вот несколько примеров решений, реализуемых в рамках этого этапа:

‍

• автоматические правила самой Asana;
• интеграции с внутренними системами компании (ERP-система, например);
• тайм-трекеры;
• внешние сервисы через сервис-прослойку или API.
  

Шаг пятый.
Проводим интеграцию с дополнительными сервисами. 

Когда базовые процессы проектного управления реализованы, переходим к этапу настройки учёта времени и автоматизированного подсчета мотивации сотрудников. 

Зачем учитывать время и ресурсы, затраченные на каждую задачу? Команды делают огромную работу, а собственник или руководитель даже не может понять: почему рядовую задачу команда потратила целый год. 

Интеграция с ERP-системой и тайм-трекером обеспечивает абсолютную прозрачность по сложности проекта и эффективности каждого в команде. Без такой системы оценка проектов производится на глаз. А если исполнителем выступает подрядчик, то такой интуитивный подход не просто растянет реализацию на неопределенный срок, но и сильно увеличит бюджет проекта. 

‍Подробнее о том, как мы управляем временем и ресурсами команды, можно прочитать в нашем блоге. 

Шаг шестой.
Тестируем систему и собираем обратную связь.

Сотрудники – конечные пользователи создаваемой системы. Они лучше других знают особенности реального управления проектами в компании.  

Мы создаем отдельный чат для тестирования на фокус-группе команды клиента. Публикуем там ссылку на форму обратной связи. У каждого есть возможность честно рассказать о сложностях, чтобы мы подумали, как сделать функционал проще и удобнее. Тестирование – шаг, который при самостоятельной настройке системы обычно пропускают. И очень зря, ведь от него сильно зависит, приживется Asana в компании или нет. 

В ходе тестирования мы, в том числе, отвечаем на вопросы команды. Чтобы сразу формировать привычку правильно работать с проектами и задачами. 

Шаг седьмой.
Создаём регламенты и обучаем всех сотрудников.  

Незнакомое рабочее пространство неизбежно вызывает вопросы. Чтобы вы не отвечали на них бесконечное количество раз, мы создаём регламенты по работе с сервисом. Как заполнить профиль? Где настраивать доступы к задаче? Как создать портфель? Вся нужная информация размещена в едином пространстве вашей компании в Notion.

Кроме того, на протяжении внедрения мы отвечаем на вопросы, улучшаем выстроенную систему, помогаем тем, кто заблудился в функционале. Мы следим, чтобы все сотрудники следовали регламенту и правильно осваивали инструмент. 

Шаг восьмой.
Создание структуры аналитики проектов.

Asana позволяет собирать интересную аналитику как для линейных сотрудников и проектных менеджеров, так и для руководителей отделов. Кроме того, она позволяет определять ключевые точки проекта, в которых сотрудники были наиболее амбициозны и продуктивны. Отчеты доступны по умолчанию на любом платном тарифе. Вы можете довольно гибко выбирать параметры, задавать период группировки данных и выводить нужные отчеты на общую доску аналитики в Asana.

Руководитель может управлять нагрузкой команды, проектные менеджеры – быстро находить просроченные задачи и «пушить» их исполнителей, а собственник может отслеживать прогресс каждого направления компании.Про 9 отчётов, полезных для бизнеса, мы писали ранее в отдельном материале. 

Ставьте цели компании и достигайте их с Asana 

Asana помогает бизнесу организовать работу в одном связанном пространстве. Более 100 000 платящих организаций и миллионы команд по всему миру используют Asana, чтобы сосредоточиться на проектах и задачах, которые важны для компании.

Грамотная постановка целей – важный рычаг для достижения результата. Аsana помогает команде синхронизироваться. Люди вдохновляются, когда видят, что их ежедневные действия помогают компании достигать глобальных целей.