Внедрение Asana в IT-производство умных роботов Tomoru

Мы продолжаем собирать интересные кейсы о том, как российские компании с конкретной спецификой деятельности смогли организовать работу команд в Asana. Этот кейс получился мгновенно и практически случайно. 

‍

«По курсу Asana могу написать отзыв – у нас он прям очень хорошо лёг в рабочую плоскость», – написал нам генеральный директор Tomoru Денис Балюра. Мы созвонились с Денисом, чтобы узнать его впечатления о нашем курсе по управлению проектами и… заговорились.

‍

Так что, представляем вам систему управления проектами команды Tomoru. Мы не имеем отношения к внедрению Asana в эту компанию, ребята все сделали сами. И то, как они это реализовали, заслуживает отдельного блока в этом материале. 

О компании

Tomoru – это платформа, на базе которой можно собирать умных голосовых и текстовых роботов для поддержки клиентов и продаж. 

По сути, основная деятельность компании – это производство. Команда придумывает и разрабатывает роботов для разных услуг и продуктов. Роботы общаются с потенциальными и действующими клиентами, отвечают на вопросы пользователей и решают их проблемы.

‍

Искусственный интеллект помнит контекст разговора, предыдущие сообщения и вопросы и способен в определенный момент разговора захватить инициативу, сам начать задавать вопросы и вывести пользователя на суть проблемы, после чего – предложить решение.

‍

Tomoru на рынке с 2019 года и, по словам Дениса, они быстро растут. Среди клиентов компании Skillbox, ПЭК, Нетология и другие крупные игроки российского рынка. 

Потребность в софте для проектного управления

Рассказывает Денис Балюра, основатель платформы Tomoru. 

Перед командой стояла задача найти сервис, в котором можно управлять задачами производства. Клиентов становилось больше, мы делали все больше роботов, сложно было контролировать этот процесс. 

‍

Мы пробовали Trello, Google-таблицы, даже пытались выстроить воронку производства в amoCRM. Ничего не прижилось. Мы дошли до того, что хранили информацию в Google-таблицах, задачи вели в Trello, общались по проектам в Slack и еще боролись с командой, которая норовила обсудить рабочие вопросы в личке в Telegram.

‍

Потом я нашел видео Кости (прим.ред. – Константин Кузнецов, основатель и генеральный директор RocketSales) на YouTube. Он рассказывал, как вы в RocketSales управляете проектами. Я написал Косте, мы созвонились, он без проблем показал как устроена ваша Asana и предложил нам командой пройти курс по управлению проектами. 

Обучение управлению проектами и миграция в Asana

Денис начал проходить курс первым. Это очень правильное, но сложное решение, когда генеральный директор тестирует сервис и осуществляет преднастройки под бизнес-процессы команды, прежде чем презентовать новый софт сотрудникам. 

‍

Денис начал выстраивать процессы в Asana, сначала управлял там только своими задачами. Затем завел учетные записи для руководителя производства и человека, который на тот момент выполнял роль сейлз- и аккаунтинг-менеджера. Три руководителя начали вести свои задачи в Asana, перекидывать их друг другу, коммуницировать по всем вопросам внутри платформы. В это же время два руководителя подключились к изучению курса RocketSales по управлению проектами. 

‍

За месяц работы трех руководителей в Asana структура проектного управления менялась 4 раза. Команды, проекты, задачи, распределение сделок внутри проектов. Когда структура была утверждена, в Asana интегрировали Hubstaff, сервиса для учета времени команды, затраченного на решение задач. 

‍

Преднастроенную Asana отдали руководителю производства. И если в обучающем курсе от RocketSales все уроки – глубинные и объемные, направленные на изучение методологии, то руководители Tomoru сделали еще серию коротких и простых видеоуроков, как линейным сотрудникам начать использовать Asana.

‍

В Asana за полгода «переехали» все подразделения Tomoru. Сейчас Asana Tomoru обеспечивает ключевые потребности компании:

1. управление производством,
2. связь аккаунтинга и производства,
3. управление системными задачами, 
4. хранение шаблонов, нормативных документов для производства,
5. хранение паролей, счетов.
   

Денис Балюра, основатель Tomoru:

«Я постоянно троллил команду просьбами в стиле: срочно пришлите пароль от такого-то сервиса. Бывает, что нужно прямо сейчас кому-то что-то расшарить, а вся команда спит (я нахожусь во Владивостоке, у нас существенная разница во времени). Ребята собрали все доступы к нашим сервисам в одной задаче и стало сильно удобнее».

За полгода команде Tomoru удалось полностью перевести управление проектами и задачами в Asana. Кроме того, Tomoru – SAAS-сервис, у которого есть партнеры-интеграторы. Для партнеров провели отдельное обучение, как вести в Asana процесс внедрения Tomoru. Сам сервис получил гарантию качественного внедрения партнерами, а партнеры получили действенную методологию с готовыми бизнес-процессами для производства и разработки. 

Структура проектного управления Tomoru

– Добро пожаловать в нашу Asana, – говорит Денис. 

‍

За последние полгода заложенная им структура проектов сильно разрослась – руководители организовали в Asana работу своих подразделений.

‍

Рассказ об Asana Денис начинает с собственной доски задач. И это снова бальзам на наши души, потому что когда амбассадором внедрения становится лидер команды, сотрудники вдохновляются его личным примером. 

Список задач Дениса оформлен в виде приватного проекта, к которому имеет доступ только он сам. Это личный задачник, куда он заходит каждое утро, чтобы посмотреть и актуализировать список дел на сегодня. Интересно, что в этом проекте хранятся и рабочие, и личные задачи. Asana – не просто рабочий инструмент, а часть жизни основателя Tomoru. 

‍

Дальше мы видим все команды компании Tomoru:

1. TOP Team
2. Управленческие задачи
3. Создатели ботов
4. Список клиентов
5. Список партнеров
6. Продажи
7. Маркетинг
8. Новые сотрудники
9. Графики
   

Разберем проекты каждой команды немного подробнее. 

Команда TOPTeam

Сюда входят всего три ключевых сотрудника, у которых есть максимальный доступ ко всем проектам и задачам в Asana. Здесь есть (внимание!) ещё одна доска задач для генерального директора. Руководители подразделений ставят здесь задачи Денису, а он забирает их на свою личную «потайную» доску. 

Посмотрим на другие проекты этой команды:

1. Запуск франшизы, где идет упаковка платформы. 
2. Пароли и учётки, где собраны все необходимые руководителям доступы.
3. Оплаты, где ставятся все задачи, связанные с движением денег.
4. Сотрудники, где зафиксирована вся оргструктура, персональные данные сотрудников и их должностные обязанности.

Команда Управленческие задачи

3 руководителя, у каждого из которых свои отдельные проекты с задачами. И два общих проекта: бэклог общих улучшений и бэклог улучшений по продажам. В этих проектах ведется работа над предложениями по улучшению сервиса. 

Как выглядит проект руководителя? 

Он разделен на последовательные секции: 

1. Шаблоны задач
2. Сделать сегодня
3. Регулярные встречи
4. На подходе
5. На контроле
6. Реализованные задачи 
   

У каждой задачи есть Тип работ, Статус и Приоритет. Это помогает выбирать наиболее важные для компании направления внимания. 

Команда Создатели ботов

Среди проектов этой команды:

1. Ответственные аналитики
2. Стандарты в работе аналитика
3. Доступы для работы
4. Создание и развитие ботов
5. Запуск звонков
6. Обучение ядра бота
7. Личные доски всех сотрудников этого подразделения
   

Во всех проектах работа строится по схожему принципу. Есть задачи в работе, кураторство, задачи на контроле, в очереди, задачи, ожидающие информации, регулярные дела, информационные блоки с доступами к учеткам. 

Но есть один необычный проект под названием стандарты в работе аналитика. Он содержит информацию, регламентирующую деятельность аналитика в команде. Куда и кому задавать вопросы, как вести Google-диск, как чистить базу клиентов на прозвон. Нам особенно полюбился пункт «За что будут порицать и бить тапками». 

Интересное решение. У создателей ботов есть дополнительная мотивация за найденные классные диалоги бота с клиентом: успешные или просто смешные. Ребята получают премии за то, что обучили робота и нашли нестандартные механики отработки возражений, дожима клиентов. 

Команда Список клиентов

По понятным причинам скриншоты с портфелями клиентов Tomoru мы не показываем в этом кейсе. 

‍

Сохраняется принцип 1 клиент = 1 проект. Внутри клиентского проекта задачи, зафиксированные запуски роботов. А теперь, одно из главных преимуществ Asana перед другими платформами для управления проектами. 

В правой части экрана вы видите открытую карточку конкретной задачи. Помимо ответственных, дедлайнов и статусов, там есть поле проекты. Одна и та же задача в Asana может быть прикреплена сразу к нескольким проектам. Например, задача со скриншота находится одновременно в 4 проектах:

1. Запуск звонков (так как задача связана с прозвоном по базе клиента)
2. Доска задач по этому клиенту
3. Личная доска задач куратора данного клиента
4. Личная доска задач технического специалиста, который будет выполнять задачу.
   

Структура задачи – типовая, она автоматически заполняется подзадачами. Куратору не нужно каждый раз тратить время на декомпозицию задач. 

Силами команды Tomoru была реализована автоматизация: при завершении задачи в Hubstaff, аналогичная задача в Asana мгновенно отправляется в раздел «Завершённые». Синхронизируются поля задачи и нет необходимости вносить изменения в двух сервисах параллельно.

Команда Список партнеров

Это раздел, работа в котором на продолжительное время была остановлена, потому что партнерская программа не была выделенным и приоритетным направлением. 

Сейчас Tomoru возвращаются к развитию партнерской сети. Логика проектов партнеров схожа с проектами клиентов: партнер = проект в Asana. Есть задачи партнера, а есть задачи менеджера по работе с партнерами. Компания будет помогать своим партнерам качественно и быстро внедрять роботов, а также давать идеи для роста количества внедрений и поддерживать на уровне маркетинга, продаж и других направлений. 

Команда Продажи

Продажи еще не до конца «переехали» в Asana. Прямо сейчас отдел продаж Tomoru проходит онлайн-обучение на новом курсе Цифровой отдел продаж. Одним из больших практических блоков в рамках курса как раз является организация работы отдела продаж в Asana. 

Команда Маркетинг

Среди проектов этой команды:

1. Упаковка Tomoru
2. Digital Marketing
3. Аналитика
4. Партнёрский маркетинг
5. Growth Hacking
   

Команда Новые сотрудники

Раздел, сгенерированный уже не основателем компании, а отделом производства. Здесь находятся:

1. шаблоны проектов для онбординга и комфортной адаптации новых сотрудников Tomoru,
2. наборы тестов и заданий для регулярной аттестации команды,
3. регламенты по обучению новых сотрудников на разных позициях,
4. личные доски онбординга тех, кто только начал работу в компании. 

‍

Онбординг в Asana – это то, о чем мы давно норовим рассказать, но пока собираем большой материал на эту тему.  Организация персональных досок для ввода в должность решила массу сложностей при найме в команду RocketSales. Каждый руководитель подразделения просто взял и выстроил последовательность задач, которые надо выполнить, чтобы органично войти в курс дела по своей специальности. 

Знакомство с компанией, заведение учетных записей, изучение конкурентов, предоставление необходимых для бухгалтерии документов. За каждым новичком все равно закрепляется наставник, но он не должен две недели тратить на адаптацию все свое рабочее время. 

Команда Графики

В Asana ведутся все индивидуальные графики работы сотрудников, график внутреннего обучения и график отпусков. 

‍

‍

Послесловие

«Мы испытывали большую боль, когда нас было всего шестеро и у нас не было Asana. Теперь нас 26 и мы кайфуем, давление на команду снизилось и всё само полетело. Мы безболезненно выросли почти в 5 раз, потому что процессы соответствовали потребностям компании. Ваш курс крутой и полезный, особенно, если ты реально поставил цель научиться. Занятия сложные, я смотрел кусками, делал все домашние задания и в итоге Asana очень хорошо легла в нашу рабочую плоскость. 

Мы покупаем все курсы RocketSales, потому что знаем, что вы крутые ребята. Правда, ваш вебинар про цифровой отдел продаж я осилил только на треть. Сразу скинул его РОПу, написал: «Вот, смотри вебинар, мы пойдем к ним учиться, я уже всё купил». 

Денис Балюра, основатель и генеральный директор Tomoru