Как мы помогли ITG Solutions с переездом из старой Asana в новую

‍ITG Solutions — компания, которая предлагает широкий спектр IT-услуг и решений. Занимается разработкой программного обеспечения, консалтингом в области информационных технологий, интеграцией систем и кибербезопасностью. Но это не значит, что в процессе работы команды не возникало трудностей и не было подводных камней…

В ITG Solutions работает около 20 человек использующих Asana. Они обратились к нам в Rocket.red с задачей переноса в новое рабочее пространство и настройки процессов работы отдела продаж и документооборота.

Переезд на новый домен был необходим для оптимизации расходов на систему. 

В рамках первого домена почти все сотрудники были добавлены с доменных почт компании, соответственно за каждого из них оплачивалась лицензия. После перехода на новый домен, часть сотрудников добавили гостями (бесплатно, но с личных почт), что позволило  значительно сократить расходы на оплату Асана.

Перемещение на новый рабочий домен. Как нам удалось сохранить структуры и документы

Переход на новый рабочий домен Asana стал первой задачей для команды. Переезд из старой Asana в новую потребовал переноса всех данных и структур. Работа велась вручную, ибо на тот момент не существовало способа переноса данных между рабочими пространствами Asana.

‍Что мы сделали:

• Внесли в библиотеку полей все необходимые данные
• Воссоздали группы
• После начали переносить проекты

‍Нам удалось:

• ‍‍Сохранить структуру проектов
• Сохранить задачи
  
  

Как мы реализовали автоматизацию процессов 

Перед нашей командой теперь стояли следующие задачи:

• Автоматизация процессов
• Построение документооборота
• Менеджеры не должны видеть сделок друг друга

Для этого мы настроили систему так, чтобы у каждого менеджера был отдельный проект с индивидуальными доступами и автоматизацией на каждом этапе. Всё начинается с заполнения формы с деталями сделки, после чего эта информация поступает в воронку как задача, а на каждом этапе воронки автоматически создаются подзадачи. При этом в каждой новой задаче автоматически проставляются ответственные и сроки исполнения для качественного контроля. 

Также, в проектах предусмотрели следующие автоматизации:

• Настроили взаимосвязи задач;
• Настроили автоматическое добавление задачи в дополнительный проект;
• В зависимости от проставленных кастомных полей теперь в Asana компании создаются подходящие подзадачи;
• При закрытии определенных подзадач настроили создание комментариев с упоминанием ответственного по следующей задаче;
• Для удобства руководителей все проекты собрали в один портфель, который с помощью панели мониторинга позволяет отслеживать статистику по каждому проекту и исполнителю.

Результат для ITG Solutions

В ходе работы мы создали простую и эффективную систему для управления сделками и документами в Asana. Теперь все задачи находятся на своих местах, и это:

• Ускорило общение между сотрудниками
• Упростило документооборот и улучшило контроль проектов
• Детали задач теперь не теряются

Почему даже крутым IT-командам иногда нужна помощь извне для настройки своих внутренних процессов?

На первый взгляд вам может показаться, что IT-команды способны справиться с любой задачей. Они создают инновационные продукты, пишут код, решают самые сложные технические проблемы. Однако, как это ни парадоксально, иногда даже таким командам требуется помощь коллег извне для того, чтобы наладить свои внутренние процессы и повысить эффективность работы команды. Почему?

1. Сложность процессов управления задачами

В современных IT-командах каждый проект может включать сотни, если не тысячи, задач, багов и улучшений. Чем больше команда, тем сложнее организовать их выполнение без четкой структуры. На помощь приходят эксперты в области процессного управления. 

2. Объективный взгляд со стороны

Внутренние процессы и взаимодействие команды со временем становятся настолько привычными, что взгляд со стороны может выявить существенные проблемы, которые невозможно заметить изнутри. Это могут быть неэффективные встречи, неправильное распределение задач, а может, даже дублирование усилий или неясные приоритеты.

3. Проблемы с масштабированием

Когда команда растет, а проекты становятся более сложными, то те же самые принципы управления задачами, которые работали для маленькой группы, начинают давать сбои. Внедрение правильных процессов, систем для отслеживания задач и грамотное распределение работы между членами команды становится не просто важным, а критически необходимым.

Поэтому, даже если ваш проект - успешный и продуктивный, не бойтесь обратиться за помощью. Сотрудничество и открытость к новым решениям всегда ведут к прогрессу!

‍