Внедрение Notion: как структурировать систему документов в компании

– Светлана, скиньте, пожалуйста, шаблон договора. 
– Хорошо, я только не на работе, а он у меня на компьютере. Завтра скину. 

Мы, хвала небесам, уже пару лет не слышали от коллег таких ответов. Да и подобных вопросов задавать не приходилось с того дня, как инфраструктура компании стала облачной. 

Поиск нужных документов, отчётов и заявок часто превращается в квест по просторам облачных хранилищ, таких как Яндекс или Google-диск. Ещё сложнее, когда документ хранится на компьютере сотрудника. Вы пытаетесь вспомнить, в какой папке теоретически могли оставить нужный документ и выстраиваете целый ассоциативный ряд из поисковых запросов, которые подходят по смыслу. Либо часами, а то и днями ждёте, пока придёт заветное электронное письмо со вложением. 

Мы в RocketSales используем Notion для ведения базы знаний и работы с документами компании. В этой статье мы покажем, как перейти на новый способ хранения документов за 20 дней. В основе материала – кейс внедрения Notion в компанию «OK Консалт».

О проекте:

Клиент:  Консалтинговая компания «OK Консалт».

Менеджер проекта со стороны RocketSales: Анастасия Метелина. 

Сфера деятельности: Работа с людьми, подбор персонала. 

‍Особенности проектного управления: Большое количество собеседований, входящих заявок от кандидатов, необходимость работать с документами.  

Зачем компании внедрять Notion?

База обучающих материалов «ОК Консалт» находилась на корпоративном Google-диске. В том числе, там хранились папки документов для онбординга новых сотрудников. Доступ к Google-диску был только у руководителей компании. Каждому новому сотруднику приходилось тратить время на получение разрешения на просмотр. Руководитель не всегда мог ответить на звонок или сообщение и процесс адаптации в должности затягивался. 

Материалы, связанные с проектами и клиентами компании не были структурированы. Время работы с данными по одному клиенту могло затянуться на неопределённый срок из-за невозможности быстро найти заявку, резюме, отчётность по оплате. 

Notion, как и любой другой сервис для хранения документов, систематизирует информацию. Но почему мы выбрали именно его? Есть ряд преимуществ, которые мы выделяем. 

Первое преимущество: его интерфейс продуман так, что большому объему данных можно придать визуально понятную структуру. 

Можно создавать информационные доски для конкретных сотрудников, отделов или, например, общие для всей компании. Оформлять их как вам нравится. Прикреплять ссылки, страницы, сноски, вставки, видео, изображения. Кстати то, что Notion воспринимает практически все типы файлов, тоже существенно облегчает жизнь сотрудников. 

‍

Мы, например, храним в Notion даже благодарственные письма от наших клиентов. 

Можно добавлять иконки в название каждого проекта, прикреплять дополнительное изображение, красиво и аккуратно выделить данные. Несмотря на то, что сервис англоязычный, он интуитивно понятен каждому.

Второе преимущество: Notion даёт возможность регулировать доступ к пространству и его отдельным страницам. Вы можете предоставить доступ на любом нужном вам уровне: 

• Ко всему рабочему пространству; 
• К отдельному документу; 
• К одному разделу конкретного документа. 

Каждый уровень доступа предполагает разрешение только просмотра, комментирования или редактирования.  

Если нужен однократный доступ к документу, не обязательно предоставлять ссылку для доступа – сервис позволяет быстро сохранить конкретный документ в формате pdf и отправить пользователю. Вы можете быть спокойны за безопасность данных своей компании, если работаете с фрилансерами.

Приглашенный специалист не увидит всю базу документов компании, только отдельные файлы. 

Третье преимущество – Notion можно использовать, как календарь: добавьте напоминание о встрече, чтобы видеть в вашем календаре предстоящие события и ничего не пропустить. 

Программа сама напомнит вам о встрече. 

‍

Как произошла миграция данных в Notion

Перенос всех документов и файлов компании – звучит жутковато. Но на самом деле, если процесс сопровождает эксперт (например, из RocketSales) процесс проходит быстро и легко. 

Аудит – первый и самый объёмный этап любой цифровой трансформации. На виртуальных сессиях с директором компании мы составили полный список рабочих инструментов и источников, в которых сотрудники хранят документы. Мы пообщались с командой клиента, чтобы понять, что было неудобно в хранении документов на Google-диске. Опираясь на полученную информацию, специалист RocketSales помог подобрать оптимальный тариф в Notion.

После серии интервью мы создали структуру информационного пространства компании в Notion. На начальном этапе она состояла из 4 разделов:

• база знаний рекрутера,
• внутренние документы,
• WorkFlow – пространство для регламентов процесса работы и календарей,
• проекты – пространство для хранения информации по проектам.
  

Мы перенесли уже существующие документы компании в сервис и проверили, насколько удобнее стала работа с ними в таком формате. Теперь находить нужные документы значительно проще, а работать с шаблонами документов получается удобно и быстро. 

Практически у каждой компании есть типовые и самые часто используемые документы. Чтобы ускорить процесс работы с ними и улучшить качество самой документации, мы проработали шаблоны для документов в Notion, учитывая пожелания клиента и специфику услуг компании. Сотрудники компании вдохновились тем, что больше не нужно искать аналогичные файлы или придумывать структуру типового документа по-новой. Можно взять готовый качественный шаблон и наполнить его нужной информацией. Это особенно ценно в работе с клиентами компании, так как им часто нужно отправлять похожие документы: коммерческие предложения, договоры, регламенты, описания услуг и так далее. 

На презентации мы утвердили все шаблоны и внесли дополнения в разделы, которые согласовали с клиентом.        

Обучение работе с Notion

Обучение команды клиента экспертами из RocketSales – это заключительная стадия внедрения Notion. Мы обучили топ-менеджмент компании «ОК Консалт», как ориентироваться в структуре Notion, куда обращаться за необходимыми документами, как быстро добавить встречу в календарь или систематизировать данные по новым клиентам компании. 

Видеозапись обучения была распространена по всей компании. В случае, когда у сотрудника возникли сложности, что бывает довольно редко, учитывая дружелюбность интерфейса Notion, специалисты RocketSales всегда остаются на связи с командой клиента. 

Итоги кейса

Рассказывает Оксана Милаева, основатель компании «ОК Консалт»:

«Меня заинтересовала сама идея рабочего пространства, которое будет общим для всех. Пока мы находимся на этапе обучения, еще не до конца освоили управление сервисом. Но у сотрудников есть интерес, они сразу ощутили, что работать с информацией в Notion – гораздо удобнее. 

Мы довольны, что привлекли в знакомству с Notion экспертов. Анастасия из RocketSales помогла реализовать все наши запросы по работе с документами. Мы просто говорили, какой хотим видеть новую структуру документов. Она кропотливо разбирала наши запросы и переносила в функциональность сервиса. Работа в Notion превзошла все наши ожидания».

Действительно, теперь каждый новый и опытный сотрудник может легко найти нужные документы или обучающие материалы. 

• Все документы компании находятся в одном пространстве.
• Обучающие материалы для новых сотрудников доступны в один клик.
• Есть качественные шаблоны документов для работы с клиентами и внутренней деятельности компании. 

Все файлы систематизированы, а структура удобна и понятна даже для начинающего пользователя. Кажется, мелочь. Но вы и без нас знаете, кто скрывается в мелочах. Ежедневное неудобство от таких простых операций, как поиск файла, нервирует сотрудников, снижает их продуктивность и приводит к обидным ошибкам. Самое важное, что нет ни единого повода это терпеть. Можно использовать качественные инструменты, опираясь на опыт российских компаний.