Почему компания «RocketSales» перешла на схему работы Time and Materials

Мы предпочитаем работать с высокой степенью ответственности, поставлять клиентам «CRM под ключ» и обеспечивать полное сопровождение системы.Составлять сметы для эксклюзивного проекта, на который тратится только временной ресурс команды  - заведомо ошибочно.

‍

Наш опыт показывает, что люди не могут адекватно оценить, сколько времени потребуется на новый уникальный проект со сложными системными правками и длинным процессом разработки. Если попытаться оценить такую работу заранее, то одной из сторон (а чаще обеим) она станет невыгодна.

‍

Схема Time and Materials подразумевает оплату за фактически отработанные исполнителем часы и другие затраченные на проект ресурсы.

‍

Это напоминает ситуацию, когда вы задумали ремонт, но еще не понимаете, что хотите получить в итоге. Чтобы не нанимать бригаду строителей «под ключ», вы платите только за выполненный объем работы определенным исполнителям, лично и постоянно контролируя процесс.

‍

RocketSales занимается внедрением CRM-систем, разработкой и интеграциями с различными IT-решениями.

‍
Буквально в конце прошлого года мы поняли, что для для повышения рентабельности нужно либо еще поднять цены и заложить больше рисков по индивидуальным проектам, либо переходить на человеко-часы, потраченные на проект заказчика.

‍
Мы уверены, что переход с проектной работы на Time and Materials позволит сэкономить время нашей команды и деньги наших клиентов.

‍

‍

Если объяснить просто

‍

Когда вы устанавливаете какое-то программное обеспечение, это ничего не стоит. Не станете же вы платить за время, потраченное на установку программного обеспечения самому себе.

Другая ситуация: если нужны услуги по настройке программного обеспечения. В этом случае вы без вопросов готовы заплатить 2 500 рублей за час работы специалиста, в стоимость которого входит его опыт и профессионализм, накопленные за долгие годы работы в известной компании.

Аналогичная ситуация в работе по схеме Time and Materials.

‍

‍

Если объяснять сложно

‍

В модели Time and Materials заказчик платит не за объем работ, а за человеко-часы, потраченные командой на проект.

Эта схема удобнее, когда сложно заранее определить всю полноту и сроки выполнения работ.

‍

Понятность, прозрачность, стабильность

Эта схема поможет заказчику сэкономить до 30% бюджета, так как проект делится на короткие и прозрачные этапы. Клиент держит руку на пульсе,  управляет задачами и получает отчеты в режиме 24/7, находясь на постоянной связи с исполнителем.

‍

Делегирование

Клиент общается с менеджером проекта и обсуждает с ним ключевые требования, а менеджер распределяет задачи внутри команды и контролирует их выполнение.

‍

Финансовое планирование

Клиент выбирает сам, в какой очередности будут выполнены новые задачи по проекту или отказывается от тех, которые потеряли актуальность - не переплачивая за них. Платежи можно разбивать по месяцам (по мере необходимости и финансовой возможности) - вместо единоразовых платежей за весь проект.

‍

Команда мечты

Заказчик имеет право определить количественный состав и квалификацию членов команды подрядчика самостоятельно. Над проектом могут одновременно работать сразу несколько специалистов разного профиля (аналитики, маркетологи, разработчики, менеджеры проектов, технические специалисты).

‍

‍

Почему Time and Materials выгоднее для наших клиентов

‍

Клиент мечты (мы хотим любить своих клиентов)

Работая по Time and Materials, исполнитель контролирует, сколько времени тот или иной сотрудник потратил на проект. У исполнителя нет задачи закрыть проект как можно скорее, а наоборот - есть задача учесть как можно больше пожеланий заказчика и сделать проект максимально качественно.

‍

Дешево и качественно

По Time and Materials удобно делать большие проекты, которые необходимо постоянно адаптировать под новые требования клиента. Цена каждого блока работ рассматривается отдельно, что актуальнее, чем работа по составленному несколько месяцев назад техническому заданию.

‍

Делаем только то, что говорят

Подрядчик предоставляет ресурсы, которые делают то, что сказал заказчик. Бюджета нет, есть почасовой платеж на покрытие стоимости работы команды по проекту.

‍

Продаем свой опыт и отчитываемся только за выполненную работу

За час вы можете купить опыт человека, который он получал годами, а мы дадим отчет - сколько времени этот сотрудник потратил.

‍

‍

Если Time and Materials это так выгодно, почему не все работают по этой схеме?

‍

Не понимают, насколько это выгодно

Далеко не все наши клиенты понимают, сколько стоит час работы высококвалифицированного разработчика. Иногда они ориентируются на цены фрилансеров.

‍

Не объясняют, почему это выгодно

В то же время многие компании-разработчики, работая по проектной схеме, не включают управление и сопровождение в состав и финальную стоимость работ.

‍

Не все способны так работать

Чтобы получить систему, способную давать прозрачные отчеты по времени, израсходованному на каждый проект, нам пришлось полностью пересмотреть все процессы внутри компании. Также была проведена большая работа, чтобы сотрудники привыкли работать по схеме, в которой им нужно отчитываться за каждую рабочую минуту.

‍

‍

‍

Переходя на Time and Materials, вы отказываетесь от проектной работы?

‍

Мы не отказываемся от работы по проектной схеме, но теперь разделяем виды услуг для заказчика.

Две основные схемы:

• По проектам - в случае, если объем работ нам понятен - у нас есть готовый прайс-лист на типовые услуги;
• По часам - выполняем любые «хотелки» заказчика и не знаем, сколько времени займёт их реализация.

В проектной схеме в работу включены «риски». Если бюджет рисков уже исчерпан - исполнитель резюмирует «невозможно выполнить» проект. В лучшем случае заказчик будет платить за продолжение работ по завышенной ставке, в которую подрядчик изначально заложил «риски».

При Time and Materials исполнитель найдет все возможные пути решения проблемы, даже если на это потребуется дополнительный бюджет, неучтенный при изначальной оценке проекта. В данной схеме заказчик видит реальную стоимость часа, которая не изменится, если проект выходит за рамки бюджета.

‍

‍

‍

Сколько стоит работа по схеме Time and Materials?

Один час нашего специалиста стоит от 2 500 рублей. Мы можем потратить несколько часов бесплатно на предпродажу, для оценки того, что вы хотите получить, но после определённого этапа начнем брать деньги даже за пятиминутный телефонный разговор специалиста. Правило простое: если мы делаем что-то в рамках вашего проекта, вы за это платите.

‍

Почему так дорого?

Вспомните о других подрядчиках, которые тратили ваше время и деньги, но результат оказался не таким, каким вы его ожидали.
Да, 2 500 рублей в час кажутся большой суммой (хотя за час работы бизнес-аналитика Ernst&Young вы заплатите 50 000 рублей), но наша команда - одна из лучших в своем деле, и она работает очень быстро.

‍

Как рассчитывается стоимость часа?

Не думайте, что у нас каждый сотрудник зарабатывают от 2 500 рублей в час.

‍

Стоимость часа рассчитывается следующим образом:

• Себестоимость, т.е. сумма, которая тратится на обеспечение часа работы специалиста, включая все косвенные расходы;
• Наценка, которую за этот час платит клиент.

Разница между ними и есть прибыль, из которой компания финансирует свое развитие.

‍

Пример расчёта:

• Зарплата специалиста: 50 000 рублей в месяц на руки;
• Отчисления в пенсионный фонд, налоги, страховка: 25 000 рублей;
• Отпускные и больничные: 5 000 рублей в месяц;
• Реальные расходы на сотрудника: 80 000 рублей в месяц.

По данным Росстата, производственное КПД сотрудника в России не превышает 75% (это примерно 6 часов из 8 часового рабочего дня).80 000 / 75% * 100% = 106 000 рублей - реальная себестоимость сотрудника в месяц.

При 30-часовой эффективной рабочей неделе (5 дней в неделю по 6 часов) = 120 часов в месяц, которые мы можем предложить клиенту (да - мы продаём только эффективное время сотрудников). Получаем: 106 000 / 120 = 890 рублей в час.

Плюсуем к этой сумме расходы на продажи, бухгалтерию, амортизацию компьютеров, аренду офиса, хоз.нужды, оплату сервера, где хранятся наши разработки, расходы на рекламу, маркетинг, управление, обучение персонала, финансовые риски и наценку компании, в итоге легко получаем искомые 2 500 рублей в час.

‍

Важно: Заказчик платит за «чистый час» сотрудника - без перерывов, планерок и прочих вещей, отвлекающих от работы над проектом.

‍

Наши цены вполне конкурентны - они средние по рынку, но надо понимать, что стоимость часа может варьироваться - если это разработчик-junior или начинающий специалист-стажёр, то это 1 500 рублей, если это топовый разработчик или аналитик, то час может стоить и 7 000 рублей. Также если проект долгосрочный (более 1 месяца) - то у нас предусмотрены скидки за объем работ.

‍

‍

Вы всё сделаете за 5 минут, а я должен буду платить за час?

‍

На самом деле, всё не так просто. Сейчас объясним, почему:

• Чтобы сделать даже «пятиминутную разработку», к ней надо подготовиться, составить техническое задание, поставить задачу, написать код, протестировать и сдать заказчику. Написание кода программистом может занять всего 5 минут, а обсуждение этой задачи, согласование, демонстрация работы, сдача заказчику и прочий менеджмент могут занимать до 80% времени проекта.
• Чтобы делать за «5 минут», нашим специалистам понадобилось несколько лет, за которые они накопили опыт и потратили много сил.
• Если проект можно сделать за «5 минут» - странно, почему клиент неделями выбирает подрядчика, а не делает его самостоятельно.
• Даже работая по схеме Time and Materials, мы не берем задачи, на которые потребуется меньше часа. За потраченное по проекту время мы подробно отчитаемся перед заказчиком.

‍

‍

Почему работа по Time and Materials через подрядчика выгоднее, чем собственные сотрудники в штате

‍

Сотрудник в штате обходится примерно в два раза дешевле, так как в его стоимость не заложена прибыль нашей компании и коммерческие расходы (на маркетинг и продажи).

За один час сотрудники исполнителя сделают то, на что штатному сотруднику потребуется три часа и более, в итоге работа с подрядчиком всё равно остаётся более выгодной.

‍

Сотрудник в штате обходится клиенту дешевле, но:

• специалиста сначала нужно найти на рынке труда;
• человеком в штате нужно управлять;
• сотрудник в штате будет долго получать опыт и может уйти;
• такому сотруднику ежемесячно нужно платить зарплату, налоги, страховку и отправлять в отпуск;
• человека в штате нельзя взять на один проект или заплатить всего за 10 часов работы и попрощаться.

Time and Materials выгоднее, потому что:

• оплата производится по факту выполненных работ;
• на вас работают высококвалифицированные специалисты;
• бизнес почти не несёт попутных административных расходов;
• подрядчик всегда может найти достойную замену специалисту, если он вдруг заболел, ушёл в отпуск или покинул команду;
• параметры качества и количество сотрудников можно прописать в договоре.

‍

‍

Резюмируем

• Проектная работа почти всегда заходит в тупик, когда подрядчик начинает тратить значительно больше ресурсов, чем было изначально заложено. Как следствие проект остается незавершённым, а заказчик снова начинает искать нового, более адекватного исполнителя.
• Схема Time and Materials более выгодна обеим сторонам: заказчик получает то, что он хочет, исполнитель получает прибыль от продолжительной и стабильной работы.
• Time and Materials требует больших усилий от обеих сторон и наличия определённой материально-технической базы (систем управления проектами и временем), но важным плюсом такой схемы является то, что она дисциплинирует обе стороны, а ещё заказчик может гибко управлять проектом на любом этапе.
• Для работы по Time and Material необходим высокий уровень доверия между клиентом и исполнителем. Подрядчик должен быть заинтересован делать задачи быстро, учитывать сроки, не раздувая бюджет заказчика. Как правило — первые задачи можно и нужно выполнить по проектной схеме, чтобы клиент убедился в качестве услуг исполнителя, получил первый результат и был готов к работе по прозрачной схеме с оплатой за время и ресурсы.