Как проходит обучение работе в Asana от экспертов ROCKET

Если вы решили начать использовать Asana – вы уже большие молодцы. Одно «но»: купить лицензии и создать проекты ≠ внедрить сервис в бизнес-процессы компании. В ROCKET есть специальная программа обучения команды работе в новом для них инструменте – платформе Asana. Как эксперты ведут вашу компанию по правильному и мягкому процессу внедрения, расскажем в этой статье. 

‍

Если вы еще не решили, что вам нужна Asana

‍

При масштабировании все компании сталкиваются с типовыми проблемами.

‍

Прежние методы управления перестают быть эффективными. Компания растет. Появляются ситуации, в которых руководитель просто не имеет возможности общаться с командой более 1-2 раз в неделю. Это, в первую очередь, влияет на взаимодействие между людьми и подразделениями.  

‍

Больше людей – больше идей. Качественных, обоснованных, даже блестящих. Но слишком медленно конвертирующихся в проекты и задачи. Большая часть гипотез и предложений навсегда остается в чатах, разговорах за чашкой кофе или блокнотах сотрудников. Потому что нет единого пространства для управления потоком задач и проектов команды. 

‍

Эта статья про то, как мы обучаем работе в Asana. Если вы еще на стадии поиска аргументов, что эта платформа сделает ваши команды продуктивнее и позволит работать эффективнее и легче, загляните в наш блог. Там есть целый раздел материалов по Asana. С кейсами использования этой платформы для разных сфер и отделов, с методологиями внедрения и прочими полезностями. 

Как происходит внедрение Asana

‍

Очень подробно мы рассказывали о последовательности действий в статье «Стадии внедрения Asana». Коротко напомним, какие шаги нужно сделать компании, чтобы освоить платформу: 

‍

1 шаг. Анализируем, как есть сейчас

Чаще всего компания формулирует цели внедрения Asana. А цели, с большой вероятностью, направлены на решение проблемных ситуаций, которые беспокоят команду и руководителей. Ведущую роль здесь играет аудит бизнес-процессов.

‍

Важно понять: 

‍

– как происходит взаимодействие внутри отдела и между отделами, 

– какие отделы часто коммуницируют друг с другом,

– кто и как ставит задачи сотрудникам,

– как контролируется результат выполнения задачи, 

– что неудобно в текущем процессе руководителям и линейным сотрудникам.

‍

В рамках этого шага выстраивается оргструктура организации и можно переходить ко второму шагу. 

‍

2 шаг. Создаём прототип структуры проектного управления

Перед тем, как реализовать уникальную структуру вашей компании в Asana, лучше отрисовать процессы схематично. Мы это делаем в Miro. Грубо говоря, рисуем первый набросок будущей системы управления вашими проектами. Эскиз Asana мы создаем с учетом типовых проектов компании, команд и последовательных процессов.

‍

3 шаг. Настраиваем интеграции и автоматизации в системе

Теперь вам (или нам, если внедрение производит команда ROCKET) нужно автоматизировать бизнес-процессы и расширить базовый функционал Asana под конкретные задачи компании. Вот несколько примеров решений, реализуемых в рамках этого этапа:

‍

– автоматические правила самой Asana;

– интеграции с внутренними системами компании (ERP-система, например);

– тайм-трекеры;

– внешние сервисы через сервис-прослойку или API.

Автоматизация экономит время команды на рутинные действия, делает взаимодействие с платформой еще быстрее. Последний штрих – настройка панелей мониторинга для сбора аналитических показателей по работе сотрудников.

4 шаг. Запуск системы, сбор обратной связи и сопровождение

‍
На этом этапе происходит сразу несколько важных процессов. Во-первых, система впервые тестируется командой в бою. 

‍

Тестирование – шаг, который при самостоятельной настройке системы обычно пропускают. И очень зря, ведь от него сильно зависит, приживется Asana в компании или нет. Важно отвечать на возникающие у команды вопросы, сразу формировать привычку правильно работать с проектами и не замалчивать трудности.

‍

Второй важный процесс – внесение корректировок в структуру работы с проектами и формирование регламентов по тому, что прижилось. И создание welcome-инструкций для сотрудников, которые начинают знакомство с платформой. 

‍

Обучение команды – третий процесс, который, если произведен некачественно, может затянуть адаптацию сотрудников и пустить под откос всю проделанную работу. У вас всего один шанс помочь команде полюбить Asana и убедиться: это инструмент, помогающий им работать, а не контролирующий их и добавляющий им больше головной боли. 

Проблемы, возникающие при обучении Asana

‍

Пока сотрудник не поймет, зачем Asana конкретно его отделу, и, более того, ему самому, использовать ее он будет потому что нужно. Здесь не подойдут аргументы вроде «мы систематизируем деятельность и будем видеть аналитику по задачам и проектам». Линейным сотрудникам это не интересно. Причин, по которым к некоторым группам сотрудников нужно отнестись внимательнее, может быть несколько:

‍

• сотрудники отдалены от основного бизнес-процесса и проектного управления в целом;
• пользуются большим количеством узкоспециализированных программ (например, бухгалтерия);
• не имеют опыта (или опыт крайне поверхностный) работы в облачных  сервисах, подобных Asana;
• долго адаптируются к новым программам в силу возраста.

‍

Регламенты и инструкции помогут вам быстрее адаптировать сотрудников к Asana, но стоит заметить, что на их составление придется потратить большое количество времени. Здесь мы можем вам помочь, так как реализовали немало проектов и знаем, как методологически грамотно, эффективно и оперативно создать обучающие материалы и регламенты для пользования системой.

Так что же такое обучение работе в Asana от экспертов ROCKET? 

‍

Это 5 последовательных шагов, по которым мы ведем вашу команду к успешной интеграции Asana в ежедневную деятельность: 

1. знакомство с компанией, изучение организационной структуры и аудит бизнес-процессов,
2. проведение базового обучения по функционалу Asana для каждого отдела/направления/группы,
3. проведение семинаров по методологиям работы в Asana,
4. интеграции и лайфхаки. Отдельный семинар по виджетам и модулям, расширяющим стандартный функционал системы, 
5. консультации по отдельным бизнес-процессам по запросу клиента.  

Обучение от ROCKET делится на 2 формата:

• Онлайн-обучение. Удобно для компаний, у которых много удаленных сотрудников, а также есть филиалы и офисы в разных городах или странах.

• Оффлайн-обучение. Это трехдневное взаимодействие с вашей командой по индивидуально составленной программе. Эксперт ROCKET приезжает в ваш офис и погружает всю команду, руководителей и топ-менеджеров в мир эффективного проектного управления на базе Asana. 

‍

Пока идет обучение, мы формируем в Asana отдельный проект с одноименным названием. Вы и ваши сотрудники можете добавлять задачи, оставлять комментарии, задавать вопросы, контролировать сроки и ход обучения. Наличие такого тренировочного проекта помогает сотрудникам сразу на практике отслеживать правильный принцип работы внутри платформы.   

Параллельно обучениям мы проводим консультации по выстраиванию эффективной системы мотивации работы в Asana. То есть мы не просто показываем, как работать в платформе, но и нативно прививаем сотрудникам культуру правильного управления задачами и проектами: заполнение полей, соблюдение дедлайнов, оперативное реагирования на новые задачи и оповещения.

Короткий, но интересный кейс реального клиента

‍

Наша цель – не только разложить по полочкам плюсы Asana для каждого сотрудника, но и обучить методологии ведения проектов, лайфхакам и эффективной работе. Такой проект мы реализовали для компании ASBIS, крупного дистрибьютора IT-оборудования и других товаров.

‍

Систему в ASBIS начали внедрять самостоятельно, но обучение и адаптацию сотрудников доверили нам. Платформа была настроена, но сотрудники не до конца понимали ее возможности.

В первую очередь ASBIS запустили в систему продуктовый менеджмент. Это команды, отвечающие за развитие конкретных брендов. Интегрироваться в новый сервис им было гораздо проще. Далее в Asana добавили Sales-отдел, который тоже довольно быстро принял новый инструмент. Гораздо сложнее обстояли дела с бэк-офисом, отделами гарантии и логистики.

‍

Мы провели серию обучений, адаптировали сотрудников к работе с инструментом. После ряда онлайн-семинаров, мы написали инструкции для ASBIS. Материалы, используемые в ходе обучения (видео встреч, статьи) сотрудники могли использовать в дальнейшем и для введения в работу новичков.

‍

Простое решение: дать сотруднику базу знаний, к которой можно обратиться, когда у тебя возник вопрос или недопонимание. На деле вы быстро замечаете сразу несколько положительных последствий: 

‍

• сотрудник быстрее привыкает к Asana, 
• меньше отвлекает коллег однотипными вопросами, 
• не нуждается в отдельном инструктаже от руководителя. 

Если вы уже внедрили Asana самостоятельно или только планируете осваивать эту платформу, мы с удовольствием предоставим к вашим услугам все знания и опыт нашей команды. Просто оставьте заявку, чтобы пообщаться с нашими экспертами и обсудить детали сотрудничества.