Аналитика по KPI менеджеров в Google-таблицах

В этой небольшой статье рассказываем про отчет из четырех базовых листов, который поможет руководителям отделов контролировать эффективность команды, а менеджерам отдела продаж следить за выполнением собственного плана и рассчитывать планируемую мотивацию.

‍

Принцип работы и описание отчета

‍

Отчет работает на базе решения «Ключевые показатели в Google таблицах» и базово состоит из четырех листов.

‍

1 лист – наглядный отчет по показателям менеджеров из CRM с возможностью выбора периода.

‍

2 лист – лист сбора ключевых показателей из amoCRM.

‍

3 лист – годовой календарь рабочих смен.

‍

4 лист – лист выставления фактических показателей из amoCRM.

‍

Данные по рабочим сменам месяца и фактически отработанным дням с листа №3 подтягиваются на лист №4.

‍

Данные из третьего и четвертого листов с помощью функций подтягиваются в чистовой отчет на первом листе. С помощью математических формул на листе №1 происходит расчет дополнительных показателей.

‍

Какие возможности открывает такой отчет перед РОПом и другими топ-менеджерами:

• сбор аналитики по каждому сотруднику в рамках месяца с нарастающим итогом,
• ежедневный, автоматически собирающийся дашборд с динамикой выполнения месячных планов,
• расчет прогноза выполнения плана с учетом текущих показателей интенсивности работы RunRate,
• сбор и хранение аналитики по каждому месяцу года для выставления планов на будущие периоды,
• анализ отклонения от плана основных показателей организации, а также индивидуальных показателей каждого сотрудника

Техническая настройка подобного отчета

‍

1. Скопируйте шаблон отчета по ссылке. На примере строки «Менеджер 1» мы полностью настроили шаблон, остальные данные – справочного характера, динамическое отображение настраивается по аналогии.

‍

2. На листе №1 «ОТЧЕТ» внесите имена сотрудников и названия KPI. Ввод производится в соответствующие строки столбца J и в соответствующие столбцы строки №6. В остальные листы имена сотрудников подтянутся автоматически.

‍

3. На листе №2 «ДАННЫЕ ИЗ AMOCRM» внесите ссылки на фильтры из amoCRM. Ввод производится в соответствующие строки столбца B. 

‍

Важно! Если вы не хотите разбираться в настройках отчета самостоятельно, вы всегда можете обратиться к экспертам ROCKET. Просто оставьте заявку на странице решения и наши специалисты помогут с его настройкой. 

Для облегчения процесса сбора ключевых показателей лучше использовать справочник ID пользователей и списковых полей. При необходимости, информацию по ID можно добавить в столбец A.

‍

В столбце C указаны уникальных имена переменных, они нужны для сбора данных в чистовой отчет. Их редактировать не нужно.

‍

Системный столбец в ячейке Q4 содержит формулу для отражения спискового значения, выбранного в «ОТЧЕТЕ». 

В этом столбце напротив каждого показателя добавлена функция для отображения значений показателя в выбранном в отчете диапазоне. Данная функция производит поиск значения выбранного показателя по всему листу в столбце выбранного в отчете периода и выводит в соответствующую ячейку.

4. На листе №3 «ПЛАНОВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ» внесите плановые показатели по каждому сотруднику и по отделу/организации в целом. При необходимости можно добавить формулы суммирования в общие показатели.

‍

Также на этом листе учитывается количество рабочих дней каждого сотрудника и количество отработанных смен на текущий день. Данные показатели править не нужно, формулы перенастроены, все настройки осуществляются на следующем листе.

‍

5. На листе №4 «КАЛЕНДАРЬ СМЕН» внесите график работы для каждого сотрудника.

‍

Рабочий день отмечается значением 1, выходной – пустой ячейкой. В базовом шаблоне для всех сотрудников настроен график: пятидневная рабочая неделя с учетом выходных дней по производственному календарю.

‍

Мы выбрали Google-таблицы для создания подобных отчетов, потому что они позволяют гибко собирать любые аналитические дашборды на основе данных из amoCRM. Вы можете добавить больше пользователей, временных диапазонов, строить сравнительные диаграммы, рейтинги продавцов. 

‍

Если инструмент вам понравился, но вы не разобрались до конца в его возможностях, оставьте заявку и наши специалисты проведут бесплатную презентацию функциональностей решения для вашей команды.